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Zeiterfassung: Apps zum Berechnen der Arbeitsstunden

Zeiterfassung: Apps zum Berechnen der Arbeitsstunden

In den kommenden Tagen und Wochen werden etliche Berufsgruppen zur Heimarbeit gezwungen sein. Vor allem Eltern mit jüngeren Kindern zuhause werden jedoch häufig Pausen einlegen müssen. Eine korrekte Arbeitszeiterfassung ist daher wichtig, damit Arbeitnehmer und -geber die gegenseitig versprochenen Arbeitsstunden genau einhalten können. Wir zeigen Euch gute Arbeitszeitrechner und teils kostenlose Zeiterfassungs-Apps.

Spätestens in der kommenden Woche werden etliche Betriebe ihre Arbeitnehmer im Home Office weiterarbeiten lassen. Ordentliche Systeme zur Zeiterfassung könne dabei helfen, auch in dieser Phase nicht mehr oder weniger als die gegenseitig vereinbare Zahl der Arbeitsstunden zu leisten.

Zeiterfassung einfach und schnell per Excel-Tabelle

Da auch Kindergärten und Schulen schließen, stehen Eltern vor der doppelten Herausforderung. Kreative Zeitpläne für die Arbeit werden nötig. Spätestens dann ist eine Zeiterfassung unerlässlich. Eine einfache Zeiterfassung als Excel-Tabelle könnt Ihr für die Offline-Bearbeitung auf "zeiterfassung-kostenlos" als Vorlage herunterladen. Mir persönlich gefällt "Activity-Report" besonders gut, da es viele Pausen erlaubt und automatisch eine Soll-Ist-Gegenüberstellung macht. Leider ist die Konfiguration etwas mühselig.

Außerdem wollt Ihr die Tabelle vielleicht schnell und einfach mit Eurer (Personal-)Leitung teilen, damit sie ab und zu nachschauen und besser mitplanen kann. Ich habe daher das Excel-Dokument in Google Sheets importiert. Dabei ging jedoch Formatierung und ein Teil der Funktionalität kaputt. Außerdem erschien mir das ganze ein wenig zu aufwendig.

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Kopiert Euch meine ganz einfache Tabelle für Arbeitszeiterfassung kostenlos. / © AndroidPIT

Ich habe daher selbst schnell eine deutlich simplere Zeiterfassung erstellt. Diese summiert Eure wöchentlichen Arbeitsstunden. Meine Lösung ist natürlich nur für einen deutlich kürzeren Zeitraum die passende – doch bis zum Abklingen der Corona-Infektionswelle könnte sie dem einen oder anderen ausreichend helfen.

Wie bei Google Sheets üblich, könnt Ihr die Tabelle mit Eurem Chef ein einziges Mal per Link teilen und sie danach weiter bearbeiten. Es ist zwar nicht das Bequemste, aber die Google-Tabelle lässt sich auch schnell am Smartphone bearbeiten. Das Erspart den Download oder gar Kauf einer Zeiterfassungs-App.

Arbeitsstunden-Zeiterfassung als App

Viele "Zeiterfassungs-Apps" sind mehr als holistische Life-Logger konzipiert. Wollen wir jedoch nur unsere Arbeitszeit erfassen, brauchen wir lediglich eine App mit einem "Start-" und "Pause-" bzw. "Stop-"Button für unsere effektiven Arbeitsminuten sowie eventuell die Funktion, die Zeiten grafisch und tabellarisch darzustellen. Idealerweise lassen sie sich in einem handelsüblichen Format exportieren oder direkt mit der Geschäftsleitung teilen.

Hours Keeper

Nach einem verpflichtenden Log-in (nur mit E-Mail-Adresse) legt Ihr in der Zeiterfassungs-App "Hours Keeper" zunächst Klienten an; im Falle einer Festanstellung reicht "Arbeit" als Klient. Für die Klienten könnt Ihr Stundensätze und Kontakt-Informationen wie Telefonnummer und E-Mail-Adresse anlegen, damit Ihr sie schnell aus der App heraus erreicht. Die App legt auf eigenen Servern Back-ups an.

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Hours Tracker hat einen Start- und Stopp-Knopf sowie Rechnungs-Export. / © AndroidPIT

Die Zeiterfassung erfolgt auf die Sekunde genau. Ihr könnt nicht erfasste Zeiten nachträglich manuell hinzufügen und umgekehrt Beginn und Ende Eurer Arbeitszeiten planen. Eure Zeiten könnt Ihr Klient-weise als CSV-Datei exportieren; Eure Geschäftsleitung kann diese dann als Tabelle einsehen. Alternativ könnt Ihr sie direkt als Rechnungs-PDF ausgeben lassen. Das entspricht zwar nicht deutschen Standards, reicht jedoch für Euren Arbeitgeber als Übersicht aus. Die Kalender-Ansicht zeigt, an welchen Tagen Ihr wie viele Stunden gearbeitet habt.

  • Download: Play Store
  • Preis: Kostenlos, In-App-Kauf ab dem zweiten Klienten oder der zweiten Rechnung, Werbung

Swipetimes

Die Zeiterfassungs-App Swipetimes wurde komplett auf deutsch übersetzt. Sie funktioniert ohne Log-in. Zunächst erstellt Ihr das Projekt "Arbeiten". Das wird sogleich als Widget auf Eurem Smartphone-Startbildschirm angelegt. Ein einfacher Tipp darauf startet oder pausiert die Erfassung Eurer Arbeitszeit. Eine haftende Benachrichtigung zeigt permanent an, dass Swipetimes Eure Stunden im Hintergrund mitzählt.

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Erstellt Euren Plan und arbeitet ihn dann gezielt ab. / © AndroidPIT

Anschließend legt Ihr eine Sollzeit für jeden Tag in der Woche fest. Diese wird dann für die einzelnen Tage sowie die ganze Woche insgesamt gegen die tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden gerechnet. Daten könnt Ihr als Excel-, CSV- oder XML-Datei exportieren. Via NFC-Tag, WLAN-SSID oder Geofencing könntet Ihr die Zeit auch automatisch erfassen lassen.

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Swipetimes legt für jedes Projekt ein Icon an und erfasst Arbeitszeit sichtbar in den Benachrichtigungen. / © AndroidPIT

Die Grundfunktion ist kostenlos und ihre Einschränkungen für Festangestellte unerheblich. Falls Ihr aber mehr als zwei Klienten-Profile oder sieben Projekte braucht; oder Ihr aber die Daten in die Cloud exportieren wollt, fallen jeweils In-App-Käufe an.

  • Download: Play Store
  • Preis: Kostenlos, In-App-Käufe, keine Werbung

Fazit

Vermeidet die Diskussion und lasst Daten sprechen. Mit den gezeigten Methoden der Selbstkontrolle könnt Ihr Eure Arbeitszeit selbst genau erfassen und mit Euren Arbeit- oder Auftraggebern eine faire Abrechnung machen. Hours Tracker übernimmt dabei sogar die Kalkulation der Netto-Kosten. Für Festangestellte lohnt sich ein Blick auf Swipetimes. Möglicherweise reicht Euch jedoch meine einfache Tabelle aus, die Ihr natürlich gerne teilen dürft.

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16 Kommentare

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  • Ich kann mich nur den Kommentaren anschließen: Nutze aktuell auch die Zeiterfassung Pro App und bin damit sehr zu Frieden.


  • Nutze schon seit Jahren Zeiterfassung Pro. Habe hier ein automatisches, tägliches Backup auf SD Karte und Google Sync eingestellt und die Übersichten kann man auch individuell personalisieren um die Übersicht zu bekommen, die man benötigt. Bei Check-In eine dauerhafte Benachrichtigung bis man ausstempelt. Bin mehr als zufrieden mit der App!


  • Ich empfehle die App "Zeiterfassung Pro" in Verbindung mit Tasker. Es gibt auch ne kostenlose Version.

    Das Geniale ist: In Verbindung mit Tasker und dem ZE-plugin kann man automatisch einstempeln oder ausstempeln lassen, wenn bestimmte WiFis in der Nähe sind. Ohne WiFi Passwort, Empfangsstärke einstellbar. 😎

    Die Zeiterfassung funktioniert dann *vollautomatisch*, wenn man im Büro oder in der Werkstatt ist. 👍😌

    www.bilder-upload.eu/bild-1e3b0c-1584269559.jpg.html


  • Ich habe auch so eine App. Die war vorinstalliert. Nennt sich "Uhr".


  • <<< (...) Daten könnt Ihr als Excel-, CSV- oder XML-Datei exportieren (...) >>>
    Manipulationssicher ist das aber nicht.

    <<< (...) Via NFC-Tag (...) >>>
    M.E. überflüssig. Wenn man erstmal das Smartphone freigeben und entsperren muss damit man NFC nutzen kann, kann man auch gleich einen Kurzbefehl (Shortcut) auf den Startbildschirm legen, den einen Klick kann man auch noch selber machen.

    <<< (...) WLAN-SSID (...) >>>
    Zuhause gibt es nur eine WLAN-SSID. Daher muss man immernoch manuell stempeln.

    <<< (...) oder Geofencing (...) >>>
    Aber nur wenn es anonym ist und der App-Hersteller nichts irgendwo im Internet speichert.

    <<< (...) Nach einem verpflichtenden Log-in (nur mit E-Mail-Adresse) (...) >>>
    Also wieder Cloud-Zwang. Nichts für mich.


  • Welche Berufe lassen sich den von zuhause aus tätigen? Außer jene die im Büro sitzen. Aber auch diese werden wohl nichts zu tun haben wenn der ganze Betrieb eingestellt ist. Von daher macht eine Arbeitszeit Berechnung keinen Sinn.


    • Softwareentwickler zum Beispiel. Und bei uns ist auch der Betrieb noch lange nicht eingestellt. Aber ab nächster Woche sollen wir sicherheitshalber zu Hause bleiben. Der Chef meinte macht bei unserer Arbeit eh keinen großen Unterschied ob wir nun in der Firma hocken oder zu Hause.
      Vermutlich arbeiten wir dann jetzt sogar produktiver, man hat zu Hause ja schließlich keine Kollegen zum Quatschen oder Kickern :D


  • Ich liebe WorkingHours, von einem Deutschen Entwickler, sync mit cloud Diensten ist in der Pro Version möglich, gegen eine Einmalzahlung. Gibt es fürs iPhone, Android und Windows Desktop


  • Mein Favorit ist Timelime. Was Ihr ausser acht gelassen habt: Welche Apps sind auf mehreren Geräten verfügbar und synchronisieren den aktuellen Stand automatisch?

    Timelime ist hier eine der wenigen ohne Abo.


    • na ja, die Daten, wie z.B. der Projekt und evtl. auch Kunden Name, sind aber dann Online, in einer Cloud gespeichert. Und da müsste dein Arbeitgeber genau dass in seiner Datenschutzerklärung aufführen laut DSGVO bzw. man müsste Klären ob er das muss. Daher sind solche Tools gar nicht so toll.


      • Man kann sich doch aussuchen, ob das per iCloud, Dropbox oder WebDAV synchronisiert wird, also kann man das prinzipiell auch selber hosten. Der Kundenname wird ja prinzipiell auch in der Cloud gespeichert, wenn Du Dir einen Eintrag im Adressbuch anlegst. Aber solange Du nicht an einem Geheimprojekt arbeitest, sind die reinen Arbeitszeit-Daten gar nicht so problematisch. Bei mir stehen da eh nur Jira-Ticketnummern drin.

        DSGVO hat übrigens nichts damit zu tun, ob Du den Namen einer Firma oder eines Projekts in die Cloud hoch lädst. Hier geht es um den Schutz personenbezogener Daten, was meist eher die Konsumenten betrifft.

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