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Private Secretary - Schneller Briefe erstellen

Die Handwerker sind da und haben gerade einen kleinen Schaden beseitigt.
"Kann ich direkt bezahlen?"
"Klar, ein Schreiben zur Bestätigung kommt dann nachträglich per Post."

Das muss doch nicht sein! Mit Private Secretary kann binnen kürzester Zeit ein Dokument erstellt und versandt werden. Ob das auch zuverlässig funktioniert, und welche Funktionen Private Secretary so anbietet, das erfahrt ihr im heutigen Test!

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Bewertung

Getestete Version Aktuelle Version
1.2.1 1.5

Funktionen & Nutzen

Testgerät: LG Optimus Speed / 2x
Android-Version: 2.3.4
Mods: Root

Private Secretary ist eine App, mit der du sehr schnell Briefe im PDF-Format mit deinem Androiden erstellen kannst.
Zunächst musst du in der App deinen Namen und deine Adresse angeben, damit Private Secretary diese als Absender verwenden kann. Optional kannst du noch deine E-Mail-Adresse, deine Telefonnummer, Faxnummer und deine Bankdaten angeben, damit Kunden sofort Möglichkeiten zum Kontakt und zur Bezahlung haben.

Ist das erledigt, kannst du anfangen, Briefe zu erstellen. Zuerst kannst du auswählen, ob es sich um einen privaten Brief, oder um einen Geschäftsbrief handelt. Danach bietet dir die App die Möglichkeit, zwischen Deutsch, britischem Englisch und amerikanischem Englisch auszuwählen, falls du auch international arbeitest.

Fangen wir mit dem privaten Standardbrief an. Zunächst wird hier nach dem Empfänger gefragt. Du kannst dazu auch einen Kontakt aus deinem Adressbuch auswählen - cool!
Danach kannst du die Anrede, das Datum, sowie die Grußformel festlegen. Dann kannst du den Text des Anschreibens festlegen.
Ihr wisst nicht, was die einzelnen Begriffe bedeuten? Kein Problem, in dieser PDF habe ich die einzelnen Felder mal "markiert": Download

Nach der Fertigstellung der PDF kannst du diese öffnen, versenden und sogar drucken. Letzteres erfordert PrinterShare aus dem Market. Die "Versenden"-Funktion funktioniert leider nicht richtig. Weder der Versand an Dropbox, per Bluetooth, per E-Mail oder an die Cloud Print App (Nicht zu verwechseln mit PrinterShare) hat geklappt.
Versenden geht also nur über den Umweg mit einem Dateimanager wie ASTRO.

Was ich erst später bemerkte: Im Bereich "Text des Anschreibens" kannst du über die Menütaste folgendes tun: Du kannst den Text eines Anschreibens als Vorlage speichern, oder vorgefertigte Vorlagen nutzen, nämlich eine Kündigung und ein Begleitschreiben.

Nun zu den Geschäftsbriefen. Hier kannst du zusätzlich zu den bereits genannten Feldern auch noch andere Dinge hinzufügen. Dazu zählen Betreff, Bankverbindung, das eigene Zeichen, die Schreibungsnummer und das Zeichen des Empfängers.
Der Rest ist gleich. Das Endergebnis wirkt tatsächlich professionell! Hier eine Beispiel: Download

Ein Hinweis: Für die Nutzung ist eine Internetverbindung erforderlich, da die PDF online erstellt wird.

Fazit: Grundsätzlich hört sich Private Secretary sehr praktisch an. Die Erstellung von Briefen funktioniert mit der App wesentlich schneller als mit diversen anderen Office-Lösungen für Android. Außerdem speichert die App das Dokument direkt als PDF ab, sodass sie direkt versandfertig ist.
Wäre eine Funktion zur Rechnungserstellung vorhanden gewesen, hätte ich sogar 5 Sterne gegeben. 

Bildschirm & Bedienung

Die Bedienung von Private Secretary ist eigentlich recht simpel. Der Assistent führt zuverlässig und intuitiv durch die Brieferstellung - Abgesehen von der Tatsache, dass es in einem der Menüs des Assistenten auch noch ein Untermenü gibt, auf das es zuerst keinen Hinweis gab.
Nach dem Durchgehen durch den Assistenten gibt es auch leider keine direkte Möglichkeit an den Anfang zurückzukehren - Man muss also mehrfach auf Zurück drücken, um wieder ins Hauptmenü zu gelangen.

Dadurch gibt es hier leider nicht die volle Punktzahl!

Speed & Stabilität

Private Secretary läuft stabil und schnell.

Preis / Leistung

Private Secretary ist für 2,99 € im App Center erhältlich, was entgegen meiner ersten Meinung doch ein fairer Preis ist, da die Rechnungserstellung rechtlich starke Einschränkungen hat und damit ein erheblich größerer Aufwand in der Durchführung wäre.

Screenshots

Private Secretary - Schneller Briefe erstellen Private Secretary - Schneller Briefe erstellen Private Secretary - Schneller Briefe erstellen Private Secretary - Schneller Briefe erstellen Private Secretary - Schneller Briefe erstellen

22 Kommentare

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  • Klingt interessant. In Verbindung mit ebrief.de lassen sich die erstellten Briefe dann auch noch real versenden.

  • Die offizielle James Spader App! Das haben wir wirklich gebraucht.

  • @Steven Mohr: Ich denke dafür, gerade in der geschilderten Situation im Zug oder Bus, ist so eine App schon geeignet. Hatte sich wirklich so angehört, dass man seine Rechnungsverwaltung damit machen soll.

  • @ C. Brüggemann: Naja eine gedruckte Rechnung wird vom Finanzamt schon anerkannt, wenn die USt ausgewiesen wird und Ersteller und Empfänger in der Rechnung eindeutig identifizierbar sind. Allerdings wird auch eine fortlaufende eindeutige Rechnungsnummer, ggf. Kundennummer, HRG/UStId, Rechnungsdatum usw. erwartet - also schon eine komplette Rechnungsverwaltung (ob das die App alles leistet)?

    Nur mit unsiginierten PDFs kann es Probleme geben - deshalb sollte die Druckfunktion schon sichergestellt sein.

  • Ich glaube, das Beispiel aus dem Testbericht hat hier zu einiger Verwirrung geführt: Der Haupteinsatz zweck ist nicht die Erstellung von Rechnungen oder die Erfassung von Arbeitsleistungen von Handwerkern, sondern das schnelle und einfache Erstellen von Briefen auf dem Smartphone oder Tablet. Ich habe mit der App das Begleitschreiben für meine, letzte Bewerbung (und ja, ich hab den Job bekommen ;-)), dutzende Begleitbriefe und andere Briefe, die man so schreibt erstellt. Vorzugsweise in der U-Bahn oder im Bus, wo man sonst eh nur rumsitzt. Für den Bug mit dem "Dokument senden" wird es natürlich in Kürze ein Update geben :-)

  • @J. Leeb: Versuche doch mal JP2 ind JPG umzubenennen. VIele Programme können JPEG/JPEG2000 lesen, aber stören sich an der Endung (sofern JP2 das Format JPEG 2000 meint)

  • Mal ehrlich, ab 10 EUR gibt es schon vollwertige Software zur Rechnungserstellung und für 0 EUR eine komplette Office-Suite wie Libre-Office.

    Interessant wäre eine Software, mit der man auf einem Tablet vielleicht gemeinsam mit dem Kunden die Rechnung erstellen kann. Aber sobald man aufwendigere Dinge (Skonto, USt-Vorabzug, etc.) machen möchte bzw. muss, dann ist das ganze nichts wert.

    Und welcher Kunde möchte schon ein PDF via E-Mail (ohne anerkannte Signatur)? Das Finanzamt jedenfalls nicht.

    Zur Erfassung von AUfträgen für Vertreter oder Handwerker und dem späteren Abgleich im Betrieb mag es ausreichen - zur Rechnungsstellung ist es nicht zu gebrauchen. Und wenn dann noch nicht mal die Druckfunktionen funktioneren und man andere Apps benötigt um zu Drucken (inkl. Datenverbindung) - dann hat die App den Zweck nicht erfüllt.

    Mehr ein Gimmichk zu Erfassung - aber zur Rechnungslegung? Naja und außerdem muss der Anwender der App den Kunden, denen die Rechnung erstellt werden soll, jedesmal mitteilen, dass personenbezogene Daten auf einem Fremdsystem zwischengespeichert werden...

  • Ich, als Entwickler der App, sehe durchaus das Problem mit der Erstellung der PDFs auf meinem Server. Ich kann dazu eig nur versichern, dass die Daten nicht gespeichert werden und nur für den Zeitraum von Übertragung bis zur Rücksendung des PDFs auf meinem Server sind.
    Eine Version, die das PDF auf dem Smartphone erstellt, ist ungleich schwerer zu realisieren. Ich werde allerdings wohl in Zukunft mich an die Realisierung einer solchen Variante machen.
    Für Anregungen aller Art bin ich immer dankbar. Gerne auch per PM!

  • Habe leider kein Programm gefunden, dass jp2-Datei lesen konnte.

  • Lars, mein ursprünglicher Testbericht habe ich die Herausforderungen durch das Steuerrecht einfach nicht bedacht.
    Ich habe noch ein wenig mehr recherchiert und herausgefunden, dass es tatsächlich starke Beschränkungen seitens des Staates gibt.
    Mein Testbericht bleibt trotz der Änderung natürlich objektiv..

  •   34

    Welcher Entwickler versucht hier ein anderes Ergebniss zu Erzwingen? Das ist echt gequarke von Dir, hauptsache was dazu gesagt beim Morgenschiss oder?

    Christian sein Test ist Objektiv und spiegelt die App recht gut wieder, das mit den Rechnungen kann/konnte er nicht wissen.

  •   4

    Also der ursprünglich geschriebene Test war voll in Ordnung, es kommt mir so vor, als ob hier die Entwickler versuchen ein besseres Ergebnis zu erzielen.

  • Danke!

  • Also eine Telefonnummer konnte man eintragen, Floskeln auch selbst wählen, drucken via PrinterShare, das Datum wurde auch automatisch gewählt und auch eine Adressbuchanbindung gibt es.
    Und der Rest: Es ist nur eine App.. Keine Office-Suite ;)

  • Ich zitiere mal die Kritik von "esg":

    "guter grundgedanke,leider mittendrin aufgehört.
    es fehlen
    eingabe firmenadresse
    eingabe telefonnummer
    keine fußzeile
    keine wählbaren floskeln
    keine druckfunktion über wlan oder bluetooth
    keine automatische datumseingabe
    keine adressbuchanbindung

    so ist es überteuert"

    Weiß nicht inwieweit noch alles zutrifft. Aber allein dass die PDFs Online erstellt werden, macht einen bedenklichen Eindruck...

  • Sicherheit? vertrauen? die pdf wird online erstellt, d.h. die können alle Rechnungen speichern und Daten sammeln.
    nein danke nicht mit mir.

  • Mr.:
    Nein, da wir manche Kategorien abwertend werten. Denn was nutzen viele tolle Funktionen, wenn man diese nicht ordentlich findet?
    In diesem Fall ist die Bedienung aber noch "gut", daher 3 Sterne als Gesamtwertung.

  • Mr. 11.10.2011 Link zum Kommentar

    Wie kommt ihr auf 3 Sterne insgesammt? Müssten das nicht 4 sein?

  • Hm, da habt ihr wohl Recht! Werde ich jetzt eben ändern.

    Die Gesamtwertung hat sich dadurch allerdings nicht geändert. Lediglich die Bewertung des Preis-/Leistungsverhältnisses hat sich verbessert.

  • Vom Handy (SGS2) klappt der download deines Test Dokumentes leider nicht.
    Scheint ein nettes Tool zu sein um mal eben schnell einen Brief aufzusetzen.
    Zum Thema Rechnung: Zum Glück ist diese Funktion nicht integriert. Der würde wesentlich mehr Arbeitszeit hineinstecken, dies würde die App unnötig aufblasen. Und die Funktion würde leider absolut keinen Nutzwert haben. Allein zwei Dinge die mir sofort einfallen welche es unmöglich machen eine App zum Rechnungen schreiben zu benutzen: Zum einen ist das die fortlaufende Rechnungsnummer. Diese müsste man immer im Kopf haben. Zum anderen darf das Layout von Rechnungen sich nicht unterscheiden. (Alles Vorgaben vom Finanzamt)
    Wenn ein Anbieter wie easybill eine Zeiterfassungsapp mit intergriertem Rechnungsmodul synchronisiert mit der online Datenbank auf den Markt bringen würde, dann wäre das ziemlich interessant, zumindest für mich, weil ich easybill nutze.

    Ansonsten würde ich dich bitten deine Anforderungen herunter zu schrauben und das Fehlen der Möglichkeiten zur Rechnungserstellung aus der Bewertung zu nehmen. Der Fainess halber. :)

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