Selbstständig: App gesucht..

Hallo zusammen!
Ich bin freiberuflich tätig. Wie viele andere wohl auch verwende ich viel Zeit für organisatorischen Kram. Ich würde das gerne so gut es geht verringern. Deshalb suche ich Apps mit denen sich folgende Arbeitsschritte abkürzen oder automatisieren lassen:
-Freie Termine in eine Excel-Tabelle einfügen und verschicken
-gebuchte Termine aus Excel-Dateien und PDFs (Dienstpläne) extrahieren (vielleicht müssen die Dateitypen vorher konvertiert werden?) und in den Kalender einfügen
-Termine aus dem Kalender (oder einer zentralen Datei, die die Termine aus Kalender, PDF und Excel zusammenführt) in die jeweiligen Rechnungen übertragen
Natürlich wäre es okay, wenn es mehrere Apps wären, solange sie sich gut verbinden lassen oder das sonst Zeit spart. Auch über Tricks wie man das mit den Standardapps macht, wäre ich dankbar. Ich habe jetzt echt lange nach einer Lösung gesucht..
Bisher muss ich die freien Termine von Hand in die Excel-Datei einfügen, dann bekomme ich am Monatsende je nach Auftraggeber pdf-Dateien oder Excel-Tabellen, die ich dann durchsuchen muss, um dann die Termine von Hand in den Kalender einzufügen. Im Laufe des Monats muss ich dann weitere Änderungen wegen spontanen Zubuchungen oder Absagen in den Kalender eintragen. Am Monatsende muss ich dann für jeden Auftraggeber eigene Rechnungen mit den jeweiligen Informationen und ggfs. Belegen schreiben. Dabei muss ich dann die Daten aus dem Kalender in die Rechnung einfügen. Ich mochte jetzt auf eine APP zum Rechnungen schreiben umsteigen. Bisher verwende ich Vorlagen.
Hat jemand Tipps wie ich mir die Arbeit erleichtern kann? Man sollte doch die ganzen unterschiedlichen Informationen und Dateien irgendwie zeitsparend zentralisieren können, oder? Gibt es ein Dateiformat in das man das alles easy umwandeln kann?
Vielen Dank!